Про компанію
Ніша: Виробництво та дистрибуція косметичних засобів. Масштаб: Велика компанія з розгалуженою структурою. Лише в адміністративному корпусі працює понад 120 співробітників (менеджмент, маркетинг, бухгалтерія, HR, логістика, продажі).
Проблематика до початку проекту
Зі зростанням компанії внутрішня комунікація перетворилася на хаос:
Втрачені доручення: Завдання ставилися у Viber/Telegram або на словах. Дедлайни зривалися, а знайти крайнього було неможливо.
Проблема доступу: У робочих чатах часто залишалися колишні співробітники, що створювало ризики витоку комерційної інформації.
Відсутність єдиного інформаційного поля: Важливі новини чи накази губилися в переписках, частина команди була не в курсі змін.
Хаос із відпустками: Процес погодження відпусток проходив через паперові заяви та довгі ланцюжки підписів, не було єдиного зручного графіка.
Рішення: Впровадження Uspacy як єдиного корпоративного порталу
Щоб розв'язати ці проблеми, було обрано платформу Uspacy, яка ідеально закриває потреби не лише в CRM, а й у внутрішньому менеджменті.
Що було реалізовано:
1. Прозорий Task-менеджмент (Управління завданнями)
Ми повністю перевели постановку доручень в модуль "Завдання" в Uspacy. Тепер кожне завдання має чітку структуру:
Опис та файли: Можливість детально описати суть та прикріпити необхідні документи чи брифи.
Чіткі ролі: Для кожного завдання призначається Постановник, Відповідальний (хто робить руками), Співвиконавці (помічники) та Спостерігачі (керівники або суміжні відділи, яким потрібно просто бути в курсі ходу виконання).
Дедлайни та контроль: Система автоматично нагадує про наближення термінів і не дає "забути" про доручення. Керівники бачать статуси виконання по своїх відділах у реальному часі.
2. Безпечна та гнучка внутрішня комунікація
Відмова від публічних месенджерів на користь вбудованого корпоративного месенджера Uspacy.
Закритий контур: Доступ до системи та чатів здійснюється виключно за корпоративними email-адресами. При звільненні співробітника його обліковий запис блокується в один клік, і він втрачає доступ до всієї робочої інформації та переписок.
Гнучке управління чатами: Створено структуровані групові чати (по відділах, по конкретних проєктах, загальнокомпанійський). Адміністратори системи мають повний контроль над правами доступу до цих чатів.
3. Корпоративна культура: Новини та оголошення
Впроваджено інструмент "Стрічка новин" (внутрішня соцмережа компанії).
Керівництво та HR-відділ публікують офіційні накази, привітання з днями народження, результати місяця та новини компанії.
Співробітники можуть ставити реакції та залишати коментарі, що підвищує залученість команди та створює єдиний інформаційний простір.
4. Цифровізація HR-процесів (Відпустки)
Налаштовано систему фіксації відпусток та відгулів.
Співробітник подає запит на відпустку прямо в системі.
Керівник отримує сповіщення і погоджує його в один клік.
Усі затверджені відпустки відображаються в єдиному календарі профілю компанії — кожен бачить, хто зараз відсутній і до кого звертатися у разі потреби.
Результати впровадження:
Повна керованість процесами: Усі 120+ співробітників адмінкорпусу працюють у єдиному цифровому середовищі. Завдання більше не губляться, а відповідальність стала персоніфікованою.
Інформаційна безпека: Компанія на 100% контролює доступ до робочих переписок та файлів.
Зменшення бюрократії: Час на погодження документів, відпусток та постановку доручень скоротився в кілька разів завдяки цифровізації.
Згуртованість команди: Стрічка новин допомогла об'єднати різні відділи та зробити компанію більш відкритою для своїх працівників.